Mail Merge
╰─➛✎﹏ MAIL MERGE .°• ੈ♡˚•
Apa Itu Mail Merge?
Mail merge ini sering disebut surat gabung atau surat masal;
Surat Gabung :
Menggabungkan sistem aplikasi sehingga aplikasi utama dapat mengambil data dari aplikasi. Misalnya, dari Microsoft Word mengambil data yang ada pada Microsoft excel.
Surat Masal :
Biasanya ini digunakan untuk mengirimkan surat atau berkas ke banyak orang dengan menggunakan template yang sama namun berbeda informasi datanya.
✫ * ✧ ˚ ·Langkah-langkah Membuat
1. Membuat File Sumber Data
Dibuat di Microsoft Excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Adapun data ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. File data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lain yang sekiranya diperlukan. Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel. Berikut contoh data tersebut:
2. Membuat Naskah Utama
Naskah utama ini dibuat di Microsoft Word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur mail merge ditujukan untuk membuat surat. Maka pada naskah utama berisi badan surat tersebut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat. Selain untuk surat, mail merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa. Intinya, jika ingin praktis memasukan detail data diri, alamat, dan sebagainya. Maka fitur mail merge bisa digunakan.
Pastikan menyediakan ruang kosong seperti contoh, berada setelah kata nama, alamat, dan nomor telepon. Ruang kosong ini nantinya akan diisi dengan data dari file sumber data utama ketika fitur mail merge diterapkan. Berikut contoh naskah utama untuk surat:
3. Menghubungkan Naskah Utama dengan Sumber Data
Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya dalam caranya adalah menghubungkan keduanya. Pada tahap inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.
4. Buka file naskah utama di Microsoft Word
Kemudian cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan.
5. Pilih menu Use Existing List
Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing List, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di Excel. Setelah memilih file sumber data utama dari Excel yang sudah dibuat, maka pada naskah utama di Microsoft Word statusnya sudah terhubung dengan file sumber data tadi. Detailnya sendiri ada pada gambar di bawah ini.
6. Pilih sheet data yang Sesuai
Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul kotak dialog Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang ada. Berhubung sumber data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru seperti pada gambar di bawah. Contohnya adalah sebagai berikut:
7. Mengatur Tata Letak
Setelah terhubung dengan sumber data utama, maka tahap selanjutnya adalah mengatur agar tata letak antara data di sumber data utama sesuai dengan tata letak di file naskah utama.
8. Insert Merge Field
9. Atur data Merge Field
Lakukan hal serupa untuk kata alamat dan nomor telepon. Jika sudah dilakukan semuanya, maka tampilan di file naskah utama akan seperti gambar di bawah ini:
10. Melihat Hasil (Preview Result)
Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result yang masih ada di menu Mailings.
11. Pastikan Data Benar
Saat diklik menu Preview Result maka di file naskah utama seketika keterangan <<Nama_>> dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan urutan data dari file sumber data. Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous Record jika ingin melihat hasil data sebelumnya. Detailnya seperti pada gambar berikut:
12. Menyimpan dan Mencetak
Print Document, digunakan untuk mencetak dokumen mail merge secara langsung tanpa perlu disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Microsoft Word, sehingga perlu diganti berkala jika ingin mencetak semua data di kertas berbeda.
Send Email Messages, digunakan untuk mengirimkan file naskah utama.
That's all, thank you!
—————————♡—————————
Sources⬎
—————————♡—————————
Comments
Post a Comment